trop d'emails

Trop d’emails? 4+1 techniques pour ne plus vous noyer

Vous avez trop d’emails? Genre, 1285 emails non lus dans votre boite de réception? Cet article est fait pour vous.

Toutes les études sur le sujet tombent d’accord sur le duo de tête de la perte de productivité en entreprise: les emails et les séances.

Vous avez probablement trop d’emails et trop de séances à subir, n’est-ce pas?

Les chiffres peuvent varier, mais pas le constat, et c’est plutôt rare, car d’habitude pour toute étude on trouve une étude qui prouve le contraire…

Aujourd’hui, on se penche sur la gestion des emails qui est un calvaire pour beaucoup de monde.

Mais d’abord, laissez-moi vous expliquer comment j’ai découvert à quel point les emails pourrissent la vie des gens.

Il y a un problème avec votre email ?

L’histoire se passe il y a maintenant quelques années.

J’étais nerveux. Préparé comme jamais, mais nerveux tout de même.

J’étais arrivé dans la salle où se déroulerait la réunion bien en avance.

Cette réunion était capitale pour la réussite du projet et des personnes importantes étaient attendues.

J’avais mis des petites bouteilles d’eau devant chaque siège puis j’avais branché mon ordinateur sur le projecteur et fait tourné une fois la présentation. Satisfait, j’avais fermé la présentation et comme j’avais du temps, j’avais vite répondu à un email arrivé en début de matinée avant de le classer à sa place.

Tout était en place et fonctionnait. Afin de paraitre encore plus à l’aise, je répétais encore la présentation à voix basse en m’aidant d’une version imprimée.

Arrive alors mon premier invité qu’on appellera «M.Important».

Il me salue brièvement, s’assied à la table, regarde l’écran au mur sur lequel est projeté l’écran de mon ordinateur et ne semble pas content de ce qu’il y voit.

Il sort son ordinateur et se met à travailler en attendant que la séance démarre.

«M.Sérieux» arrive et s’assied à côté de M Important. Ils se mettent à discuter nerveusement en jetant des coups d’œil à mon écran. Je ne comprends pas trop: c’est juste ma boite mail qui apparait à l’écran.

Ne tenant plus M.Sérieux m’interpelle: «excusez-moi, il y a un problème?» Me demande-t-il avec un coup d’œil appuyé en direction de l’écran.

Je suis perdu. Je ne comprends pas ce qu’il me demande. Le temps se ralentit.

Devant mon absence de réaction, il rajoute «avec les mails…»

Même vide sidéral de mon côté.

Voyant mon incompréhension, il surenchérit en séparant bien les mots comme s’il parlait à Forrest Gump:» pourquoi il n’y a aucun mail dans votre boite de réception?»

Là, je connecte.

Les 10 minutes suivantes seront consacrées à la manière de gérer correctement ses emails.

M.Sérieux avait plus de 800 emails non lus dans sa boite de réception.

M.Important dépassait les 1000.

Et j’ignore aujourd’hui encore combien d’emails lus, mais non-traités s’ajoutaient à ce nombre faramineux…

D’autres participants se la réunion était «plus» à jour, mais tous affichaient un minimum de quelques dizaines d’emails non lus et tous s’accordaient sur le fait que les emails étaient devenus une plaie pour l’entreprise, un mal nécessaire en somme.

À la fin de la réunion, deux personnes m’ont remercié pour mes conseils sur la gestion des emails.

C’est à ce moment-là que j’ai compris l’importance du problème.

4 bonnes pratiques pour éviter d’avoir trop d’emails.

Pour arrêter d’avoir trop d’emails, voici donc 4 pratiques de bases à mettre en place, et en bonus en fin d’article une technique d’expert.

1. Votre boite de réception doit être vide.

Ou presque.

Lorsque vous allez chercher le courrier dans votre boite aux lettres chez vous, vous n’en laissez pas la moitié dedans ? Vous ne regardez pas en diagonale ce qu’il y a pour remettre les factures dedans en vous disant que vous viendrez les chercher lorsque vous vous mettrez à faire les paiements ?

La bonne méthode consiste donc à ouvrir un email une seule fois.

Une action est attendue de votre part? Faite la maintenant et archivez l’email ou mettez là dans votre liste de tâche et classez l’email à sa place.

C’est un email informatif? Lisez-le et classez-le.

Il ne sert à rien? Jetez-le.

2. Ne taquinez pas la scrollotine.

Inutile de chercher sur Google, c’est un mot qu’un ami a inventé pour moi pour illustrer ce qui suit: comment savoir si vous avez trop d’emails dans votre boite de réception ou pas?

Car oui, avoir une boite email toujours vide est un peu contraignant et pas si efficace, il faut donc vivre avec une «zone grise». Ma zone grise est définie par la scrollotine.

Scrollotine vient de la contraction de «scroller» (action de faire défiler votre écran pour voir ce qui n’est pas visible pour l’instant. En général avec la molette disposée entre les deux boutons de votre souris). Et de guillotine (ai-je besoin de définir la guillotine? En gros, c’est un outil qui coupe ce qui dépasse…).

Donc ma zone grise est acceptable tant que vois tous les emails de ma boite de réception sans avoir besoin de scroller. Au-delà, j’ai besoin de faire du rangement car j’ai trop d’emails.

3. Supprimez toutes les notifications

Sonores et visuelles.

Sur l’ordinateur et le smartphone.

L’idée c’est que les emails sont un outil de productivité, pas l’inverse. C’est donc un outil qui doit VOUS servir à avoir plus rapidement accès aux informations et non un distracteur qui fait «ding» dès que quelqu’un vous met en copie de la dernière information inutile.

Pour être réellement efficace, il faut être inarrêtable! Vous pouvez ainsi vous concentrer sur une tâche à la fois. Pleinement et jusqu’à la fin.

Du coup, il faut décidez quand vous souhaitez relever vos emails et ne plus les laisser vous interrompre.

Choisissez de le faire entre deux tâches (mais pas entre toutes les tâches). Comme cela, pas de déconcentration et de baisse de performance sur la tâche en question.

4. Soyez TOUJOURS prêt à agir

Lorsque vous consultez vos emails soyez prêt à agir si besoin.

Si vous devez partir du bureau à 17 h sans faute, ne relevez pas vous emails à 16h55: au pire, vous aurez dans la tête toute la soirée un email embêtant qui va vous pourrir la soirée.

Si vous êtes en week-end et que vous avez un téléphone professionnel: éteignez-le.

Bonus: une technique d’expert pour ne plus avoir trop d’emails

En bonus, je vous donne une technique d’expert pour éviter d’avoir trop d’emails.

Lorsque vous relevez vos emails, traitez-les immédiatement si cela vous est possible et sinon, planifiez-le comme une tâche dans votre liste de tâches. C’est ce que l’on a vu plus haut.

Mais cela ne veut pas dire qu’il faut envoyer l’email immédiatement!!

Si votre email contient une tâche à faire pour vendredi 17 h et qu’on est lundi matin, vous offrez à votre interlocuteur toute une semaine pour revenir à la charge avec des détails dont il se serait passé si vous avez été juste dans les temps.

Mon conseil d’expert: différez l’envoi de l’email (sur Outlook par exemple, cette possibilité se trouve sous «option > différer la livraison»).

Vous n’aurez pas plus de travail à faire, car une fois que l’envoi est planifié, c’est le logiciel qui se charge de l’envoi, pas vous. Mais par contre, vous n’entendrez pas parler de la personne entre-temps et vous pourrez vous consacrer à des actions essentielles durant ce temps-là.

La pointe de l’iceberg.

Trop d’emails tue l’efficacité, c’est pour cela que j’ai décidé d’empoigner le problème. Je prépare actuellement une formation sur la gestion des emails dont ces quelques conseils sont tirés. La formation sera complète en traitant la gestion des emails sous tous les angles.

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