S’organiser pour réussir en 13 trucs indispensables

Comment s’organiser pour réussir? Comment être efficace sans être stressé? Si ces questions vous intéressent, lisez la suite, on va parler d’une bible dans le domaine: Comment s’organiser pour réussir ou la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen.

Bien que ce soit un des premiers livres de productivité que j’ai lus, je me suis rendu compte récemment que je n’avais jamais chroniqué ce classique de l’organisation. Un comble tout de même lorsque l’on sait qu’il est à la source de tellement d’autres. Je l’ai donc relu pour vous en extraire 13 trucs indispensables pour être efficaces au quotidien.

13 trucs indispensables quand on veut s’organiser pour réussir.

  1. Gérer efficacement ses engagements internes. La majeure partie du stress provient d’une mauvaise gestion des engagements pris ou acceptés. Réfléchissez à deux fois avant d’accepter un engagement. Toute question étrangère à la situation que vous vivez à un moment précis de votre vie est une question non résolue qui accapare votre attention.
  2. Externaliser le stockage de ses engagements. Pour gérer ses engagements, il faut les stocker dans un système externe et non dans votre tête. Puis il faut clarifier exactement ses engagements et décider ce que vous devez faire et vous y tenir si besoin. Une fois ces décisions prises, il faut les consigner et organiser les rappels des actions à faire dans un système que vous reverrez régulièrement. En effet, il faut transformer toutes les affaires en suspens que l’on chercher à organiser en actions à accomplir.
  3. Gérer les actions. C’est rarement le manque de temps qui empêche l’avancement d’un projet. Les projets s’enlisent parce que l’on n’a pas défini leur déroulement. C’est en effet très difficile de gérer des actions que l’on n’a pas définies et à propose desquelles on n’a rien décidé. En clarifiant ces questions aussitôt que possible, on pourra tirer tout le profit d’une bonne gestion des actions.
  4. Décider et agir. Si une question vous préoccupe trop, c’est que vous ne faites pas grand-chose pour la régler. Il n’y a aucune raison de penser deux fois à la même chose sauf si on tient à le faire. L’esprit est absorbé par ce qui n’a pas encore été décidé.
  5. Pourquoi? Avant de juger de ce qu’est une bonne idée, il faut avoir clarifié la raison d’être du projet, défini la vision que l’on en a, dégagé les idées qui s’y rapportent et analysé nos données. Il est toujours bénéfique de se demander pourquoi nous faisons les choses et même de fouiller cette question à fond.
  6. La puissance du pourquoi. Le pourquoi définit le succès, dicte la prise de décision et l’utilisation des ressources, motive (s’il n’existe pas de bonnes raisons de faire quelque chose, il est inutile de le faire ; de nombreuses personnes oublient pourquoi elles font les choses). Le pourquoi clarifie la vision d’ensemble et élargit les options. Savoir pourquoi c’est s’épargner beaucoup de travail inutile.
  7. Centraliser le contrôle. Tout le monde doit disposer d’un centre de contrôle à partir duquel il peut gérer les affaires en cours.
  8. Classez rapidement. Votre système d’archives doit permettre de classer un document en moins de 60 secondes, sinon, on ne le classe pas et il traine. De plus, tout ce qui est archivé doit être conservé à l’extérieur de l’espace de travail. Épurez vos dossiers au moins une fois par année et au mieux dès que vous avez un temps mort.
  9. Repérer et collecter tout ce qui n’est pas à sa place définitive. Datez les documents, le moment où vous les avez reçus ou le moment de chaque mise à jour. Mettez à la poubelle les articles qui ne servent plus à rien. Si vous être déterminé à évacuer complètement toutes les affaires en suspens de votre esprit, il faut le faire partout (vie privée, travail, vie associative…)
  10. Vider sa boite d’entrée. Commencez par le premier élément en dessus de la pile. Traitez un élément à la fois et décidez de la première action à exécuter pour chaque élément. Tant que vous ne le ferez pas, vous ruminerez votre projet. Et le but est de clore des projets, pas de les ruminer. Si vous avez de la peine à définir cette première action, il vous faut probablement plus d’informations. Évidemment, ne remettez jamais un élément dans la boite d’entrée.
  11. Pourquoi revoir son système. Pour maîtriser le flux de votre travail, il faut revoir régulièrement votre système et vous assurer qu’il est à jour. C’est la condition pour pouvoir s’y fier. L’objectif est de savoir à tout instant que je fais ce que j’ai à faire. Pour se faire, il faut prendre du recul régulièrement et actualiser son système avec de nouvelles idées. C’est important, car nous acceptons chaque jour plus de tâches que ce que notre système peut traiter chaque jour. Cet examen a pour but de vider à nouveau son esprit.
  12. Comment revoir son système. On regroupe les papiers éparpillés, on traite les notes, on revoit les données passées et futures de l’agenda, on vide son esprit, on revoit les listes d’actions. C’est à faire chaque semaine. Personnellement, et comme le conseille l’auteur, je termine ma semaine par cela, ce qui me permet de partir en week-end l’esprit complètement libre, car je sais que tout est sous contrôle pour démarrer la semaine suivante. Pour les revues plus long terme, plus stratégiques, c’est le lundi matin que j’emploie. Mon esprit est frais et je peux réfléchir loin.
  13. Dans l’ordre. On décide de l’action à faire selon le contexte, la disponibilité, le niveau d’énergie et la priorité (dans cet ordre là). Les actions brèves sont à réserver aux moments de creux et aux temps morts. Si on est toujours au clair également sur les tâches demandant peu d’énergie, de créativité et d’efforts intellectuels on sera apte à s’y attaquer lorsque l’on connait un coup de mou.

Et ce n’est pas fini…

Évidemment, vous n’avez là qu’une infime partie de ce que cet auteur et sa méthode GDT peuvent vous offrir pour vous permettre d’avancer dans votre efficacité. S’organiser pour réussir est un chemin encore long.

S’il reste un ouvrage de référence, je trouve qu’il commence à prendre un peu d’âge. Il est très orienté “papier et classeurs” à l’heure du cloud numérique et des gens comme moi qui travaillent maintenant sans papier ou presque auront un effort d’abstraction à faire.

De plus, il est très difficile de mettre en place l’entier de la méthode, trop lourde à mon sens.

Mais ce ne sont que des petits détails lorsqu’on voit tout ce que cela peut vous apporter. Vous y trouverez des dizaines de bonnes idées qui vous permettront de devenir plus efficace. En le relisant pour écrire cet article, j’ai eu de nouvelles idées que j’ai mises en pratique pour m’améliorer encore.

Après tout, la méthode GTD est toujours mentionnée comme une référence par beaucoup. Ce n’est pas pour rien.

getting-things-done-pdf

Vous devez lire ce livre:

  • Si vous souhaitez améliorer votre efficacité au quotidien.
  • Ou si vous cherchez une méthode complète pour sortir la tête de l’eau
  • Ou si l’efficacité vous intéresse simplement, car c’est une bible de l’efficacité.Paulo Coelho