listes plus efficace

Les listes rendent-elles plus efficace?

Une de mes plus fidèles lectrices me demande par email: les listes rendent-elles plus efficace?

La réponse tient en trois mots: oui et non.

Qu’est-ce qu’un outil efficace?

Il faut comprendre qu’un outil n’a pas de valeur intrinsèque. Ce mot compliqué signifie que l’outil en lui-même n’est ni bon ni mauvais, contrairement à ce que l’on a coutume d’entendre ici et là.

Tout dépend de ce que l’on en fait.

Est-ce que la fourchette est un bon outil?

Oui pour manger un morceau de viande et si on l’associe à un bon couteau.

Non si vous devez couper un arbre ou manger une soupe.

Vous voyez le concept? Tout dépend de vos besoins. Et pour cela, il faut analyser vos besoins.

De quoi avez-vous besoin? Quelles sont les choses que doit faire votre outil? Quels problèmes doit-il résoudre? Comment? À quelle vitesse? Avec quelle fiabilité? Avec quelle manipulation de votre part? Ce sont toutes ces questions auxquelles vous devez répondre avant de choisir un outil.

Je vous donne un exemple personnel récent.

Je dois changer mes fenêtres, car elles sont vieilles, peu isolantes, en bois défraichi et pleines de courant d’air.

Et sincèrement, il n’y a rien qui ressemble plus à une fenêtre que la fenêtre du concurrent.

Les prix eux s’envolent du simple au triple.

Quels sont mes besoins?

Je veux des fenêtres:

  • Isolantes: du double vitrage me suffit, le triple vitrage ne me sert à rien.
  • Faciles à entretenir. Au revoir le bois qui se ponce et se repeint tous les 5 ans et bonjour le PVC.
  • Sans courant d’air. Ici toutes les fenêtres modernes le font, oui, mais attention. Une maison s’aère et en remplaçant mes vieilles fenêtres par des nouvelles, ma maison qui s’aère naturellement ne le fera plus. Je crée donc un nouveau besoin à couvrir qui n’existait pas. Est-ce que je peux le couvrir avec mes nouvelles fenêtres? Oui, il existe des gammes de fenêtres qui permettent une aération.
  • Économiques. Deux indicateurs aux noms barbares et sans aucune signification pour qui ne s’intéresse pas aux fenêtres me permettent de savoir quel sera l’impact de mes nouvelles fenêtres sur ma facture énergétique.

Bref, vous avez compris le concept: soyez toujours clair sur vos besoins faute de quoi vous pourriez trouver (à tort) l’outil mauvais.

Les listes les plus efficaces à mettre en place.

Ceci étant clarifié, voici les listes efficaces que j’ai pu expérimenter dans ma vie:

La liste d’idée.

Les idées sont traîtresses!

Elles viennent toquer à votre cerveau durant les moments les plus improbables et disparaissent sans laisser de traces. Vous passez des heures à vous morfondre ensuite en vous flagellant à coup de «ah si j’avais noté cette idée».

Mon conseil: toujours avoir un carnet de capture d’idée sous la main.

En séance, c’est mon bloc-notes. Le reste du temps, c’est un simple fichier de notes dans mon iPhone. Sauf dans la voiture où j’ai un dictaphone qui me permet de capturer l’idée sans quitter la route des yeux. Mais j’ai TOUJOURS un moyen instantané de capturer mon idée.

Je n’ai pas oublié d’idée depuis des années.

Ensuite, ces idées peuvent être reprises pour être mises dans des plans d’actions ou partagées et devenir de vraies plus-values dans votre vie.

La checkliste.

Dès le moment où vous devez contrôler un ensemble de choses, il faut faire des checklistes. C’est une aide phénoménale à l’efficacité.

Pour ma part, j’ai des checklistes variées. Quelques exemples pour vous inspirer:

  • Liste des courses pour une crêpe party
  • Liste de tout ce qu’il faut mettre dans ma valise pour des vacances à la plage, à la montagne, ou un voyage professionnel.
  • Liste des documents nécessaires pour remplir ma déclaration d’impôt
  • Liste des soins à faire à mes enfants durant la toilette (des prises de médicaments qui ne finissent pas aux mêmes dates ou ne se prennent pas le même nombre de fois par jour sont un magnifique exemple de prise de tête. Donc on note)

La Todo liste

La fameuse liste de choses à faire. C’est un outil indispensable de l’organisation quotidienne, mais elle peut aussi devenir un cauchemar. Voici quelques conseils de survie pour cette liste

  • Votre Todo liste doit être unique! Trouvez un moyen de tout mettre dedans. Ne vous éparpillez pas. Les idées capturées dans vos listes d’idées ci-dessus doivent être revues régulièrement pour être transformées en actions le cas échéant et devenir des puces de votre liste de choses à faire.
  • Épurez votre liste. Souvent, ces listes deviennent sans fin. Il convient d’enlever de votre liste tout ce qui y traine depuis trop longtemps. Demandez-vous honnêtement si vous allez faire la tâche ou non et quelles conséquences cela aurait si vous ne la faisiez pas. Et supprimez tout ce qui ne passe pas le test. Poubelle.

Une variante à la ToDo liste.

J’ai trouvé chez un webmarketeur du nom de Jean Rivière une alternative intéressante, mais qui ne fonctionne que pour les tâches pour lesquelles vous ne devez pas rendre de comptes à autrui. Je trouve ses idées intéressantes, mais elles sont difficilement applicables telles quelles pour des salariés. Elles fonctionnent mieux pour des entrepreneurs ou des «digital nomades».

Lui ne fait pas de ToDo liste pour les raisons de dérive que j’ai mentionnées plus haut. Mais ses tâches il les sépare en 3 listes:

  • Liste d’abattage. C’est une ToDo liste de choses à faire diverses et variées, mais sans date limite. Régulièrement, il s’isole 2 ou 3 jours dans un hôtel et vide sa liste d’abattage.
  • Liste de bugs. Il référence ici toutes les choses à améliorer, les problèmes, les points bloquants… pour lesquels il n’a pas (encore) de solution. Puis de temps à autre il y dédie 2 ou 3 jours (où il s’isole aussi) et grâce à des méthodes de créativité il transforme ces problèmes en plans d’actions et de tests pour les régler.
  • Liste de routines. Le gros du travail que fait cette personne et géré sous forme de listes de routines. Il a basé ses habitudes de travail sous format de semaines et fait tous les lundis la même chose, tous les mardis la même chose…

J’ai intégré ses idées à ma manière de fonctionner. Dans ma ToDo liste qui est un fichier Excel, j’ai un onglet de tâches avec des priorités

  • 1 –rouge, c’est urgent. Soit j’ai une date limite claire, soit je dois abattre la tâche dans la semaine.
  • 2 – jaune, c’est pour bientôt, mais pas cette semaine et aucune date n’a été fixée.
  • 3- blanc, c’est une idée, un «nice to have», quelque chose que je ferai un jour. Ou pas.

Un autre onglet est séparé en routines. Je démarre mes journées avec des actions identiques tous les lundis, tous les mardis… Une de mes premières routines de la semaine et de revoir l’onglet des choses à faire et de requalifier (1, 2, ou 3) les tâches et si possible d’effacer celles qui doivent sortir.

J’ai aussi mes routines de prises de recul qui sont ainsi planifiées. La réflexion sur mes bugs, mes actions sur l’amélioration de l’efficacité de mon système, le remplissage de mes indicateurs… Je m’assure ainsi que toutes ces bonnes pratiques importantes sur le long terme, mais sans impact immédiat, ne passent pas aux oubliettes.

La puissance des routines tient dans le fait qu’une fois l’habitude prise, votre efficacité n’est plus du tout liée à votre motivation du moment. Et ça, en terme d’efficacité, c’est redoutable !!

Et si vous souhaitez aller plus loin, je vous conseille L’art des listes: Simplifier, organiser, enrichir sa vie, de Dominique Loreau, une référence dans le domaine !