Les 5 erreurs de la gestion d’agenda

Une gestion d’agenda efficace est indispensable pour vivre. Si vous êtes comme moi, c’est l’un de vos outils quotidiens. Papier ou numérique, les principes de gestion d’agenda et de temps sont les mêmes et une mauvaise gestion a des sanctions immédiates et désagréables. Voici quelques pièges à éviter.

Oui-oui. Décidez lorsque vous recevez une invitation de séance ou une proposition de rendez-vous si vous allez y aller ou pas. Décidez sur le moment, ne remettez pas à plus tard. Ne répondez pas «peut-être, on verra si j’ai le temps» (statut «en tentative» dans Outlook). Ce n’est pas le temps à disposition qui décide si votre participation est importante (sinon vous passerez votre vie à courir après le temps). Ne notez pas l’invitation dans votre agenda si vous savez ne pas y aller. Refusez, simplement.

Partout. Vous avez trouvé le truc pour être à deux endroits à la fois vous ? Moi non. Donc aucun chevauchement dans mon agenda. Aucun! Ce n’est pas toujours facile lorsque vous planifiez, car cela vous oblige à filtrer, mais le moment venu, c’est tellement plus agréable à vivre…

Surbooké. Il y a de l’imprévu dans une journée. Toujours. Une séance prend du retard, des bouchons sur la route, une petite forme, un collègue qui vient parler de son week-end… Bref, laissez-vous une marge de manœuvre. Ne prévoyez pas 8 heures de séances pour une journée de 8 heures de travail, c’est illusoire. Laissez-vous des plages pour l’imprévu. Petite astuce : durant quelques jours, notez le nombre de minutes par jour où l’imprévu prend le pas sur le planifié. Vous verrez que ce n’est pas anodin. Personnellement, je planifie au maximum (j’ai dit maximum) 6 heures par jour dans mon agenda, ce qui me laisse 2 heures pour le non planifié.

Téléportation. N’oubliez pas les entre-deux et temps de trajets… Si la séance 1 se termine à 9 h, la séance 2 ne peut pas démarrer à 9 h, ou vous allez courir, vous enfuir de la séance 1 qui aura pris du retard… Laisser une plage vide entre les séances pour tranquillement vous rendre à la deuxième, pour si entre la séance 1 et la séance 2 vous avez 30 minutes de trajet, cela doit se refléter dans votre agenda. Mon conseil : bloquer une plage pour la séance 1, une plage pour la séance 2 et une plage pour le trajet entre les deux.

Provisoire. Lorsque vous tentez vous de planifier une séance, il se peut que les réponses tardent à venir (c’est même plutôt la règle que l’exception). Si c’est le cas, il se peut que des plages de votre agenda se remplissent entre temps, ce qui débouche invariablement sur des problèmes. Je prébloque toutes les plages que j’ai proposées aux participants et j’ajoute un point d’interrogation pour me rappeler que c’est provisoire. Une fois la plage horaire choisie, j’efface les plages non utilisées et enlève le point d’interrogation de la plage choisie. C’est surtout pratique lorsque vous tentez de planifier plusieurs séances en même temps. Voilà pour le privé. Pour le professionnel, des logiciels comme Outlook vous permettent de proposer la bonne plage horaire tout de suite, c’est plus simple. La difficulté ici consiste généralement à trouver une plage libre pour tout le monde.

Votre agenda. Un agenda, c’est un outil d’organisation. Votre organisation. Votre temps. Ce n’est donc pas (seulement) un canal permettant aux autres de disposer de votre temps. En plus des rendez-vous, utilisez-le donc vous structurer. C’est un point important de la gestion d’agenda qui mérite un article dédié. Rendez-vous au prochain article donc je vous expliquerai comment planifier vos tâches.

Commentez. Cela vous parle? Je suis sûr que vous vous reconnaissez dans au moins une des erreurs mentionnées, non? Racontez-moi en commentaire.