Boostez votre productivité grâce au débarquement de Normandie

Une page d’histoire. Pendant la Seconde Guerre mondiale, l’exercice de répétition du débarquement en Normandie fut émaillé de nombreuses erreurs, défaillances et accidents. Plus de 900 soldats périrent. Pour éviter qu’un tel fiasco se reproduise, le futur président des États-Unis, Dwight Eisenhower, alors commandant en chef des forces alliées en Europe, décida de recommencer en mettant l’accent sur l’organisation du tout. La matrice Eisenhower était née.

Simple. La matrice Eisenhower est un filtre puissant et simple qui permet de classer rapidement vos priorités en fonction de l’urgence et de l’importance. Une fois, les tâches essentielles identifiées, on peut se focaliser dessus sans se laisser submerger par les petites tâches annexes. La matrice comporte 4 cases basées sur l’urgence et l’importance de la tâche.

Urgence et Importance. Attention, ces termes se définissent selon VOTRE point de vue, pas celui de la personne qui vous demande une tâche. Sachez faire la distinction, car de nombreuses personnes viennent vous voir en mentionnant l’urgence de quelque chose qui leur est important. Ne vous laissez pas avoir.

Urgent et Important (UI). C’est une activité clé, sur laquelle vous êtes «évalué, jugé». Donc, faites la tâche vous-même et sans délai. Ce type de tâche a la priorité sur toutes les autres.

Important, Pas Urgent (I-). Ces tâches servent des objectifs importants. Reconnaître ces tâches est simple, elles commencent généralement par «un jour, si j’ai le temps, je…». Selon certains, c’est ici que se rangent les tâches qui vous permettent de devenir riche. Dans la mesure du possible, cette tâche doit être planifiée ou déléguée. Dans les deux cas, assurez-vous qu’elle soit faite en temps et en heures sous peine de la voir passer en mode UI et de stresser, voire de ne jamais la faire (et ne jamais devenir riche).

Urgent, Pas Important (-U). Ce sont les interruptions. Vous pouvez soit faire la tâche sur le moment, la déléguer, ou la planifier. C’est en fonction de votre occupation sur le moment. Par contre, soyez clair: puisque ce n’est pas important pour vous, vous rendez service à la personne qui vous le demande. C’est du «travail social» en quelque sorte. Si vous décidez de répondre par la positive, n’oubliez pas de préciser que vous ne pourrez pas toujours dire oui à ce type de demande. Cela revient à «éduquer» un peu votre entourage professionnel, et de leur faire prendre conscience de la valeur de votre temps.

Pas Urgent, Pas Important. –). Autrement dit: des distractions. Le traitement ici est sans appel: Poubelle ! Ne planifiez pas cette tâche. Ne la conservez pas dans un coin de votre agenda ou de votre liste de tâches. Poubelle. Si la tâche vient de votre environnement professionnel, soyez fort et dites non sous peine de passer votre vie à faire des choses sans importance.

Comment utiliser la matrice.

  • Nouvelle tâche. Si la tâche vous est déléguée, demandez d’abord le délai escompté (un délai clair), puis filtrez-la dans la matrice. Si elle doit être planifiée, associez-y un temps, un statut (UI, I-, -U) puis agendez-la.
  • Revue. J’espère que vous faites des revues régulières de vos listes de choses à faire et de votre agenda. Assurez-vous que la tâche a toujours le même statut.
  • Débordé. Si vous n’avez pas fait de revues régulières de votre liste de choses à faire, vous risquez d’être parfois débordé, d’avoir le sentiment de vous noyer. La matrice vous aidera à remettre de l’ordre.

Cadeau. Je vous offre la version visuelle de la matrice décrite dans l’article. Imprimez-la en grand, en couleur, et affichez-la bien en vue.

Discutons. Utilisiez-vous déjà la matrice Eisenhower? Avec succès? Que pensez-vous de son efficacité? Et si vous êtes un nouvel utilisateur, cela vous simplifie-t-il la vie autant que cela a simplifié la mienne? Je vous attends dans les commentaires