4 bonnes raisons de procrastiner la gestion de tâches rapides

gestion tachesÀ faire. La vie va vite et le flux des tâches à faire qui passent dans nos vies est intense et quasi ininterrompu. Des petites, des longues, des sympathiques, des pénibles, des floues… au final la gestion des tâches est devenu un problème de société que de nombreux livres et blogs traitent par l’angle de la motivation, de l’efficacité, de la procrastination, du succès, du développement personnel…

Tous d’accord. Pourtant, tous ou presque s’accordent sur une règle simple: si cela prend moins de 2 minutes, fait le maintenant. Ainsi on ne perd pas de temps à la noter et on s’en «débarrasse» immédiatement. Cette unanimité, j’ai encore pu la constater récemment lors d’un article que j’ai écrit pour l’excellent blog s’organiser c’est facile. Il a suscité certains commentaires tels que:

«autant faire la tâche rapide tout de suite au lieu de perdre du temps à la planifier, avec tout ce que ça implique»
«J’imagine bien le temps que vous passez à enregistrer dans votre téléphone, pardon iPhone, les tâches qui prennent moins de 5 minutes à faire, que vous auriez pu faire à la place des 3 heures que vous passez à enregistrer ou à retrouver vos données.»
Moi aussi. Je suis d’accord avec eux et avec cette règle. En fait, c’est l’une de celle que je suis le plus scrupuleusement. Lorsqu’une tâche entre dans ma vie j’ai un rapide processus mental quasi inconsciemment se met en route:
  1. J’accepte de faire la tâche ou je décide que je ne la ferai pas (grâce aux matrices Eisenhower).
  2. Si j’accepte de faire la tâche, j’évalue le temps que cela va me prendre.
  3. Si c’est de moins de 2 minutes, je la fais maintenant, sinon, je l’intègre dans ma ToDo Map.
Exceptions. L’entier de la réflexion me prend une seconde en général. Seulement, le point 3 comporte quelques exceptions qui sont autant de bonnes raisons de procrastiner (car oui, il existe de bonnes raisons de procrastiner parfois!):
  1. Je suis déjà occupé. Pour être efficace, il faut être monotâche. Commencer plusieurs choses en même temps dilue votre concentration et, par conséquent, votre efficacité. Donc, si une tâche m’arrive dessus alors que je suis déjà occupé, je remets son traitement à plus tard. Concrètement, j’ai minimisé cette situation, car les notifications en tout genre sont désactivées chez moi et le téléphone sonne rarement. Bref, cette situation se présente généralement par un collègue qui passe dans mon bureau.
  2. Ce n’est pas le bon moment. Si la tâche intervient à un mauvais moment, je ne la fais pas instantanément: p.ex. une tâche professionnelle me traverse l’esprit le soir ou dans le train sera notée dans mon ToDo Map et faite le lendemain. Même principe si je n’ai pas tout ce qu’il faut avec moi (les coordonnées d’une personne à appeler) ou si le moment ne s’y prête pas (je sais que la personne n’est pas joignable pour l’instant).
  3. J’ai d’autres urgences/priorités. Même courtes, un certain nombre de ces petites tâches peuvent vite prendre du temps. Je ne parle même pas des erreurs d’évaluation du temps nécessaire. Donc je m’assure qu’effectuer ces petites tâches ne met pas en danger mes autres priorités.
  4. La tâche se répète. Si la tâche est récurrente, je la fais, puis je la déplace vers la prochaine fois où il faut la refaire. Ces tâches peuvent être le contrôle d’une donnée, d’un indicateur numérique ou la prise de nouvelle d’un collègue ou d’un projet… Leur nature récurrente implique que ces tâches sont dans mon cas dans la ToDo Map.
Et vous? Comment est votre gestion de tâches rapides qui passent dans votre vie?